我们要很好地完成工作，提高工作效率就必须善于利用自己的时间。每天的工作是很多的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有差别的――它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力。因此时间的安排，个人时间的管理，直接影响工作的效率。会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。所谓工作计划，就是填写自己的工作时间表――某年某月某日要做什么事；什么事先做，什么事后做。哪个时间区间内哪些是重要的事；安排哪些时间内做什么事上；……等等。美国作家 Stephen R. Covey 提出了时间矩阵的概念，把事情分为重要性和紧急性两个因素，在这篇文章中，我们来讨论工作的重要性和紧急性，这两个属性直接影响我们的工作效率和时间效率。处理好事情的重要性和紧急性两个属性，能让我们的工作更有效率，取得更大的成绩。

如图，在这个时间矩阵里面，纵轴代表事情的重要性，横轴代表事情的紧急性。从第一象限到第四象限中，分别代表四种不同的工作，即，重要的也紧急的；重要的但不紧急的；不重要也不紧急的；不重要但紧急的。这四种不同的工作属性，包含在我们日常的每一项工作之中。

紧急性意味着需要立即的关注，即，马上，现在。如，电话铃响了就是一个紧急的事情。我们大多数人在办公室上班的人不会让电话一直在响着而去干其他的事情。你可以花数个小时去准备材料，让大家准备好去上级办公室讨论特别的问题，在这个部门办公室里面，这时候电话响了，通常接这个电话是优先于你的讨论。紧急的事情通常是很明显的，常常迫使我们及时解决，这些事情强调行动，并受到别人的欢迎。这些事情很多是容易的，但是常常是不重要的。

另一方面，重要性是我们工作必须处理的结果。如果某件事情是重要的，那么它代表了你的使命，工作职能，你的价值，更高更优的目标。我们处理紧急的事情，而重要的事情需要更多的积极性，更多的考虑。我们必须抓住机会，促使事情发生。如果我们没有清晰的概念什么事情是重要的，什么是我们工作中渴望的结果，那么我们很容易转移去处理一些紧急的事情。

若一个员工每天去处理那些紧急但不重要的事情，那么在表面上看，天天都很忙，工作很积极的样子，但是他的工作是没有效率的，是在瞎忙乎，最终不是在解决问题，而是浪费时间。如，假设一个坐在靠门口的员工，他负责公司生产计划工作，但是每天很多人去问题他总经理办公室怎么走。对问路的人来说这个是很紧急的事情，如果这个员工成天去应付这些问路的人，从表面上看，这个人是很忙的，但是他的工作是没有效率的，甚至不能完成任务的。同样，下午5点钟，当一个员工提着包，离开公司准备下班了。如果问这个员工你今天完成公司交给你的重要任务没有，回答是他接了很多电话，领导给他的重要任务没有完成。那么这个人上班时间的工作是没有效率的，他的时间是去处理那些紧急但是不重要的事情。

如何区别紧迫性和重要性，要根据自己的工作职能，个人的价值观和追求的目标。紧急的事不一定重要，重要的不一定紧急。不幸的是，我们许多人把我们的一生花费在较紧急的事上，而忽视了不那么紧急但比较重要的事情。当你面前摆着一堆问题时，应问问自己，哪一些真正重要，把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的生活和工作中就会充满危机。

如何更好地安排工作的时间，我们可以用80/20原则，这个原则强调的中心是重要的事情花80%的时间处理，不重要的事情只需花20％的琐碎时间去完成。此外，当你在排列事情的重要顺序时还得掌握一个原则，优先处理重要且紧急，第二优先处理重要但不紧急的事，第三优先处理紧急但不重要的事，最后才是例行性的事，这样可以减除你办公桌上永远解决不完的事，并且有效的利用时间。

真正会利用时间的人，不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中。能干的人，用很多时间去周密地考虑工作计划―――确定工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做，在动手做每件事以前也这样做就是说，在这些能干的管理者看来，大的目标有大的计划，中等程度的工作有中等程度的计划，小的工作则有小的计划。总之，大事小事，都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利。